¿Qué es?
En la actualidad, gran parte de la información que viene en los documentos comerciales en formato papel, es generada desde aplicaciones computacionales. Estos documentos en papel son casi siempre impresos y copiados para después ser transmitidos vía e-mail o fax. La contraparte que recibe la información debe digitarla dentro de otra aplicación computacional para su posterior procesamiento.

Un número cada vez más grande de compañías concuerda en que este proceso descrito es extremadamente costoso, lento e inseguro. Por eso, la necesidad de una solución más rápida, segura y barata para el intercambio de datos comerciales es una prioridad para muchas organizaciones.

En este contexto, el intercambio electrónico de datos puede ser conceptualizado de una manera simple como "comercio sin papeles" sobre la base de documentos con formato estándar a escala mundial, dando lugar a que los socios comerciales puedan realizar comercio electrónico entre empresas, más conocido como B2B o business-to-business.

En la actualidad, gran parte de la información que viene en los documentos comerciales en formato papel, es beneficio del Intercambio Electrónico de Datos.

Otorga a los socios comerciales una herramienta de negocio eficiente para la transmisión automática de datos comerciales desde una aplicación a otra, sobre una base estándar Las compañías no necesitan preocuparse por las incompatibilidades de sus sistemas Mediante el uso de estos mensajes estándares, los datos pueden ser comunicados de una manera rápida, eficiente y segura, independiente del tipo de hardware o software utilizado internamente en cada organización. La implementación exitosa del intercambio electrónico de datos provee mayores beneficios para una compañía y para todos sus socios comerciales. Esto se debe principalmente a:

Disminución de Costos: Se reduce significativamente el volumen de papel a ser manipulado, lo que se traduce en ahorros administrativos y de personal. Dicho recurso humano puede ser reubicado en funciones que sí agregan valor dentro de la organización.

Transacciones más rápidas: Grandes volúmenes de datos comerciales pueden ser comunicados desde un computador a otro en pocos minutos, habilitando rápidas respuestas y mayor satisfacción al consumidor.

Mejoras en la seguridad: EDI elimina los errores inevitables resultantes del ingreso manual de datos.

Mejor administración logística e incremento de la productividad: EDI permite a las compañías una mejor administración y control de la producción, las compras y las entregas. EDI es un componente clave del concepto Just In Time (Justo a Tiempo) y de Respuesta Rápida, lo que permite reducciones significantes en los niveles de inventario.

EDI y UN/EDIFACT
El Intercambio Electrónico de Datos no es una novedad en el área de negocios. Desde fines de la década de 1970, algunas compañías están involucradas con éste, utilizando formatos propietarios. Pero, si bien su implementación es costo-eficiente, los socios comerciales deben compartir un lenguaje común para sus mensajes comerciales y de negocios.

Así, a mediados de la década de 1970, estándares sectoriales comenzaron a emerger en varios países europeos, los que luego condujeron al desarrollo de estándares nacionales. Sin embargo, surgió la necesidad de aunar esfuerzos para el desarrollo de un estándar global y multisectorial.

A mediados de la década de 1980, el desarrollo de un estándar para el intercambio electrónico de datos comenzó a tomar forma dentro de las Naciones Unidas, conocido hoy en día por la sigla UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport).

En 1987, la sintaxis o gramática de UN/EDIFACT fue aprobada como estándar ISO 9735.

El Organismo a cargo de este desarrollo fue el UN/CEFACT o United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business. El objetivo de este centro es desarrollar recomendaciones y estándares para facilitar el comercio.

Más de 50 países y diversas organizaciones internacionales, tales como SWIFT (Society for the World Interbank Financial Telecommunication), Comisión Europea, Cámara de Comercio Internacional, ISO, Cámara Internacional de Transporte Marítimo y GS1 Internacional, participan en UN/CEFACT.